Unidad 1: La Administración en El Contexto
Informático.
1.1.
Conceptos
e importancia.
Concepto de administración.
Se puede conceptuar a la administración como
el esfuerzo humano coordinado para obtener la optimizan de todos los
recursos a través del proceso administrativo, a fin de lograr
los objetivos constitucionales.
Es la
dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para
obtener determinados resultados.
Es una ciencia
social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de
una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.
Es la
dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus
objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes
Es la
coordinación de todos los recursos a través del proceso de plantación,
dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos.
El Proceso de
trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr
los objetivos de una organización formal.
Administración
es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a
través del esfuerzo y la cooperación de otros
Método por el cual un grupo de cooperación dirige sus acciones hacia metas comunes.
Este método implica técnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras.
La importancia de la administración: radica en
que es trascendente en la vida del hombre, porque es imprescindible para el adecuado
funcionamiento de cualquier organismo social, pues simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rapidez y efectividad. Incluso en la vida diaria es necesaria la administración
LOS 14 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DE FAYOL
1. División del Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor
eficiencia desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la
moderna línea de montaje.
2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se
hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar,
los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también
autoridad personal (Liderazgo).
3. Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar
las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto será el
resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos
equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y
sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia.
4. Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo
objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo
plan.
5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre
una operación particular solamente de una persona.
6. Subordinación de interés individual al bien común: En
cualquier empresa el interés de los empleados no
debe tener prelación sobre los intereses de la organización como
un todo.
7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para
los empleados como para los patronos.
8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la
responsabilidad final pero también necesitan dar a sus subalternos la autoridad
suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema
consiste en encontrar el mejor grado de Centralización en cada caso.
9. Jerarquía: La línea e autoridad en una organización representada hoy
generalmente por cuadros y líneas y líneas de un organigrama pasa en orden
de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la
empresa.
10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar
adecuado en el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar
el cargo o posición más adecuados para él.
11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con
sus subalternos.
12. Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotación del
personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una
organización.
13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos la libertad para concebir y
llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se cometan errores.
14. Espíritu de Grupo: Promover el espíritu de equipo dará a la
organización un sentido de unidad. Recomendaba por ejemplo el
empleo de comunicación verbal en lugar de la comunicación formal
por escrito, siempre que fuera posible
1.3. Proceso
administrativo alineado a proyectos informativos
1.
Organización
del equipo de trabajo
Incluso
antes de poder considerar la realización de un proyecto con base en
una idea genial, como construir un sitio web para exhibir productos y servicios
o una base de datos de proveedores para almacenar un listado de proveedores
locales y extranjeros, debe cerciorarse que tiene el personal disponible
para trabajar en el proyecto. Cuando empiece a organizar el equipo de
trabajo del proyecto, deberá considerar dar respuesta a preguntas como:
2.
Desarrollo
del plan del proyecto
Después de
que el equipo de trabajo haya sido organizado, puede decidir cuándo
hacer la reunión de lanzamiento del proyecto. Esta primera reunión del equipo
busca generar una lluvia de ideas, un ambiente para compartir
conocimientos en donde los miembros del equipo puedan concentrarse
para producir un plan de proyecto más eficiente. A continuación hay
algunos puntos que deben tenerse en cuenta en la reunión de lanzamiento:
3.
Ejecución
del proyecto
Es responsabilidad de todo el equipo del proyecto,
y no solo del jefe del proyecto, garantizar que puede cumplir cuando
llegue la hora de ejecución. La responsabilidad principal del jefe del
proyecto es guiar al equipo según el plan del proyecto y asegurarse que
se mantiene dentro del cronograma previsto y cumple los requerimientos
establecidos en el alcance y la razón del proyecto. Cuando empiece
la ejecución, debe haber informes de avance programados regularmente para
determinar cuánto se ha hecho y/o que necesita realizarse todavía. Se debe
hacer una revisión regular de los resultados del trabajo realizado y un
análisis comparativo de resultados reales contra los proyectados
(incluyendo si se están logrando los objetivos del proyecto).
4.
Finalización
del proyecto
Cuando se hace la entrega aceptable de los resultados/compromisos
acordados (productos, servicios, etc.), se debe cerrar formalmente el
proyecto para evitar que se transforme involuntariamente en un
nuevo proyecto. Esto también representa el cierre para los miembros del
equipo, cuyas contribuciones deben ser reconocidas, y les permite a
los miembros continuar con sus otras asignaciones laborales
1.4 1.4 PLANEASION INICIO
DEL ÉXITO O FRACASO
Definición
de planeación
•
“La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para
lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado
que habrá de realizarse en un futuro”.
PLANIFICACIÓN O PLANEAR
▫
MISIONES O PROPÓSITOS
▫
METAS U OBJETIVOS
▫
ESTRATEGIAS
▫
POLÍTICAS
▫
PLANES
▫
PROGRAMAS
▫
PROCEDIMIENTOS
▫
PRESUPESTOS
Los
fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:
1. Promueve el desarrollo
del organismo al establecer métodos para utilizar racionalmente los recursos.
2. Reduce los niveles de
incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina.
3. Propicia una
mentalidad futurista, teniendo más visión del porvenir y un afán por lograr y
mejorar las cosas.
4. Condiciona al
organismo social al medio ambiente externo
5. Establece un sistema
racional para la toma de decisiones, evitando las “corazonadas” o empirismos
(intuición, improvisación).
6. Reduce al mínimo los
riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
7. Al establecer planes
de trabajo, éstos suministran las bases a través de las cuales, operará el
organismo.
8. Disminuye al mínimo los
problemas potenciales y proporciona al administrador adecuados rendimientos de
su tiempo y esfuerzo.
9. Maximiza el
aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la
organización.
10. Hace que los empleados
conozcan perfectamente, qué es lo que se espera de ellos y les da una
oportunidad de tomar parte en las decisiones a que se lleguen.
11. Proporciona los elementos
necesarios para llevar a cabo el control.
Principios de la Planeación
Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable.
Objetividad y
cuantificación. Conocido como el principio de Precisión,
establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas,
estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos,
modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al
mínimo, los riesgos.
Flexibilidad. Al elaborar
un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar
situaciones imprevistas.
Unidad. Todos los
planes específicos del organismo deben integrarse a un plan general, y
dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales
cambio de estrategias.
Cuando un
plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo
completamente. Esto no quiere decir que
se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los
cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas,
procedimiento y presupuestos para lograrlos.
1.4.1 tipología de la
planeación
Antes de iniciar cualquier
acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como
las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede
lograr a través de la planeación. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de
esfuerzos y de recursos, y una administración por demás fortuita e improvisada.
Por estas razones es que la
planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las
decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para
determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una
adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario planearlos con
anterioridad. Antes de emitir una definición de la planificación, se analizarán algunas emitidas por los autores más reconocidos,
con el fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto:
"La planificación consiste
en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización".
"Determinación del
conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios
para alcanzarlos a través de técnicas y
procedimientos definidos".
“Planificación es la selección y
relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y
formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" .
"La planificación es el
primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un
problema, se analizan las experiencias
pasadas y se embozan planes y programas".
"La planificación consiste
en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos
para lograrlos".
"Sistema que comienza con
los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con
un método de retroalimentación de
información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias".
"Método por el cual el
administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción,
a partir de los cuales establece los
objetivos".
"Planear es el proceso
para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente
el proceso de planificación consiste en considerar
las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor"
¿CUÁLES SON LOS TIPOS DE PLANES?
Una vez definida la
planificación, necesitamos conocer el "que" de las actividades, es
decir, "que se va hacer".
Conocido lo anterior seguirá "como se va hacer", posteriormente
"en dónde se va a hacer" y, por último,
"cuando se va a
hacer".
El hecho de que algunos
gerentes no reconozcan que hay diferentes tipos de planes a menudo ha causado
dificultades para hacer eficaz la planificación. Es fácil ver que un programa
principal, como el de construir y
equipar una nueva fábrica, es un plan. Pero otros cursos de acción futura
también son planes. Al tener presente
que un plan abarca cualquier curso de acción futura, puede verse que los planes
son variados.
Aquí se les clasifica como:
Propósitos o misiones:
Cada tipo de operación
organizada tiene (o al menos debería tener para ser significativa) propósitos
o misiones. En todo sistema social, las
empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad les asigna. El propósito de un negocio generalmente
es la producción y distribución de bienes y servicios. El propósito de un departamento de carretas
estatales es el diseño, construcción y operación de un sistema de carreteras estatales.
En otras palabras, los
propósitos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de
ser, naturaleza y carácter, de cualquier
grupo social, así como las aspiraciones fundamentales o finalidades de
tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semipermanente, un grupo social. Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan
estratégico. Se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos funcionarios de la
empresa; se establecen en forma paralela al inicio de la misma y no indican una limitante de duración en el
futuro.
La mayoría de los propósitos
tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin
embargo, algunos pueden sufrir
modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes que implica la
operación de cualquier grupo social.
Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación
de un plan. Los propósitos son parte de la acción inicial de un organismo
social; las cuatro características que se
presentan en el siguiente cuadro lo diferencian de los objetivos:
La
importancia de los propósitos es la siguiente: Sirven de cimiento para los
demás elementos de la planeación, así
como para los demás tipos de planes, permiten orientar a los responsables de la
planeación, sobre el curso de acción que
deben seguir al formular los planes e identificar a la empresa ante el personal
y la sociedad.
Objetivos:
Los objetivos
o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no
sólo el punto final de la planeación
sino también el fin hacia el cual se dirigen la organización, integración de
personal, dirección y control. Aunque
los objetivos de la empresa constituyen su plan básico, un departamento
también puede tener sus propios
objetivos de la empresa, pero los dos conjuntos de metas pueden ser
completamente diferentes.
Un objetivo
administrativo es la meta que se persigue que prescribe un ámbito definido y
sugiere la dirección a los esfuerzos de
planeación de un gerente. Esta definición incluye cuatro conceptos:
(1) Meta, (2) Ámbito, (3)
Carácter definitivo y (4)
Dirección.
1.5 1.5 Teoría moderna de la organización
La teoría moderna de la administración aparece principalmente
a finales del siglo XIX y principios del siglo XX; en el anexo 1 está la cronología
de la administración, donde aparecen los principales aportes en su momento.
Cabe anotar,
que a pesar de la falta de claridad y la relativa imperfección en la teoría y
la ciencia de la administración, la evolución del pensamiento administrativo se
remonta a los primeros intentos del hombre por alcanzar objetivos grupales. Aunque
la teoría de la administración operacional data principalmente a principios del
siglo XX, ya desde la filosofía antigua se había hecho planteamientos al
respecto.
En este
recorrido se observa que a la época actual no son ajenos algunos temas que se
han venido estudiando por diferentes autores desde años atrás, por ejemplo: la
motivación, el liderazgo, el recurso humano, la organización y los procesos entre
otros, como tampoco se ha escrito el modelo definitivo e ideal de administrar
para lograr el éxito en las organizaciones.
Tipos de teoría organizacional
La teoría organizacional tiene como objetivo
comprender la estructura de las organizaciones. La investigación se destina a
averiguar si hay un método superior para la estructuración de las
organizaciones, o si varía basándose en cada situación. Otro objetivo es
entender las causas de las diferentes estructuras entre la organizaciones.
Todas las teorías en este campo suelen dividirse en tres categorías: clásica,
neoclásica y moderna.
Clásica
Las clásicas teorías organizacionales se centran en
conceptos formales relacionados con la gestión y la eficiencia laboral. El
enfoque de la gestión científica de Taylor corresponde a la
teoría clásica. Este enfoque se centra en el aumento de la productividad a
través de la confianza mutua entre la gerencia y los empleados.
El enfoque burocrático de Weber es una teoría clásica que explica la
importancia de la jerarquía, las normas, los procedimientos y la toma de
decisiones imparciales sobre el personal.
Neoclásica
Las teorías neoclásicas se centran en la
importancia de los individuos dentro de la organización. Las teorías clásicas
utilizan a los trabajadores como una pieza funcional de la organización, sin
tener en consideración los factores de la naturaleza humana y las
individualidades. La teoría neoclásica analiza los elementos sociales de los
trabajadores en sus lugares de trabajo. El concepto principal detrás de la
teoría neoclásica es que la productividad aumenta como consecuencia de una
moral más alta de los empleados. Esto se consigue mediante el reconocimiento del
rendimiento del empleado y al mantener más relaciones personales dentro de la
organización.
Enfoque socio-técnico
El enfoque socio-técnico es una teoría moderna que
se centra en la relación de los tres elementos de la organización. Los
trabajadores constituyen el sistema social. Las herramientas, los
conocimientos y los recursos necesarios para hacer el trabajo son el sistema
técnico. Los consumidores del producto o servicio ofrecido por la
organización constituyen el entorno externo. El mantenimiento de una conexión
entre estos sistemas es necesario para alcanzar el máximo nivel de
productividad.
El enfoque de contingencia o situacional
El enfoque de contingencia afirma que no hay
directrices universales para todas las organizaciones y situaciones.
Los factores ambientales deben ser considerados antes de determinar
el mejor enfoque organizacional. Estos factores pueden estar relacionados con
las circunstancias sociales, jurídicas, políticas, técnicas o económicas. Según
el enfoque situacional, la organización más productiva tiene la capacidad de
adaptarse a su ambiente.
1.6 1.6 áreas administrativas funcionales
Área de Finanzas
Es el área que se encarga del optimo control, manejo de recursos económicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables.
Es el área que se encarga del optimo control, manejo de recursos económicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables.
Funciones:
1-Financiamiento
2-Contraloría
3-Crédito y Cobranza
4-Impuestos
Área de Mercadotecnia (o Ventas)
Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta el consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar: la investigación de mercados, el presupuesto de mercadeo, la determinación de empaque, envase, etiqueta y marca, la distribución y venta de los productos, la determinación del precio de los artículos la publicidad y la promoción.
Funciones:
1-Investigación de mercados
2-Planeación y desarrollo de producto
3-Precio
4-Distribución y logística
5-Ventas
6-Comunicación
Área de Producción
Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios terminados, utilizando los recursos humanos, económicos y materiales (herramientas y maquinaria) necesarios para su elaboración. Entre las principales funciones del área de producción, el mantenimiento y reparación de maquinaria o equipo, el almacenamiento de materia prima, producto en proceso, producto terminado y el control de calidad.
1-Investigación de mercados
2-Planeación y desarrollo de producto
3-Precio
4-Distribución y logística
5-Ventas
6-Comunicación
Área de Producción
Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios terminados, utilizando los recursos humanos, económicos y materiales (herramientas y maquinaria) necesarios para su elaboración. Entre las principales funciones del área de producción, el mantenimiento y reparación de maquinaria o equipo, el almacenamiento de materia prima, producto en proceso, producto terminado y el control de calidad.
Funciones:
1-Ingeniería de producto
1-Ingeniería de producto
a) Diseño del producto
b) Pruebas de Ingenieria
c) Asistencia a mercadotecnia
2-Ingeniería de planta
3-Ingeniería industrial
4-Planeación y control de la producción
5-Abastecimientos
6-Fabricación
7-Control de calidad
b) Pruebas de Ingenieria
c) Asistencia a mercadotecnia
2-Ingeniería de planta
3-Ingeniería industrial
4-Planeación y control de la producción
5-Abastecimientos
6-Fabricación
7-Control de calidad
Área de Recursos Humanos (Personal )
Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa. Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar: Reclutamiento y selección de personal capaz, responsable y adecuado a los puestos de la empresa, la motivación, capacitación y evaluación del personal; el establecimiento de un medio ambiente agradable para el desarrollo de las actividades.
Funciones:
1-Contratación y empleo
2-Capacitación y desarrollo
3-Sueldos y salarios
4-Relaciones laborales
5-Servicios y Prestaciones
6-Higiene y seguridad
7-Planeación de recursos humanos
2-Capacitación y desarrollo
3-Sueldos y salarios
4-Relaciones laborales
5-Servicios y Prestaciones
6-Higiene y seguridad
7-Planeación de recursos humanos
La responsabilidad global del desarrollo eficiente de las actividades empresariales en estas cuatro áreas, es exclusiva del empresario ya que es el quien tiene que dar el ejemplo y trabajar con responsabilidad y empeño para que se cumplan los objetivos planificados, y motivar al personal a participar activamente en el crecimiento y desarrollo empresarial.
Referencias: http://es.scribd.com/doc/115376308/Unidad-1-La-Administracion-en-El-Contexto-Informatico
administracion-informatica.wikispaces.com/file/view/1.4+Planeacion.pptx
www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r75823.DOC
http://informaticatesci.blogspot.com/2010/09/tema-areas-administrativas-f
